Doelgroepen en doelstelling

Definieer zorgvuldig je doelgroepen en het doel van je webinar. Het is belangrijk om in deze fase stil te staan bij wie je precies wil aanspreken om deel te nemen aan je webinar. Zijn het bestaande klanten of prospecten waarvan je al e-mail adressen hebt? Zijn het volgers van je social media kanalen?

Wees realistisch, je organiseert beter een kwalitatief webinar voor tien aanwezigen dan voor een grote groep deelnemers waarvan de helft tijdens het webinar afhaakt. Belangrijk is om het einddoel voor ogen te houden: naamsbekendheid, extra ambassadeurs, leads, offertes, afspraken, orders…

Onderwerp en timing

Kies zorgvuldig je onderwerp en maak een realistische timing op. Je onderwerp is van cruciaal belang. Als het webinar alleen bestaat uit een opsomming van je producten, het voorlezen van je diensten of het beschrijven van de projecten die je ooit gerealiseerd hebt, dan zullen de aanwezigen snel afhaken. Denk out-of-the-box en vraag je af wat voor je aanwezigen echt interessant zou zijn om te weten. Durf in te spelen op de actualiteit, een expert ter zake aan het woord te laten, een klant te laten getuigen…

Zorg daarnaast voor een realistische timing. Webinars van 3 uur zijn absoluut af te raden, een goed webinar duurt maximaal tussen de 45 en 90 minuten afhankelijk van het aantal vragen. Op deze manier kan je de kwaliteit, aandacht en focus hoog houden. Alles wat langer duurt zal leiden tot veel uitval, concentratieverlies en tot weinig retentie op je volgende webinars.

Marketing

Zorg voor een omnichannel uitnodiging (mailing, social, persoonlijke uitnodiging, telefonisch contact, blog). Gebruik een inschrijvingsformulier met een link naar een databestand of naar het CRM-pakket.

Als je denkt dat er via één Facebookbericht of mailing 50 aanwezigen op je webinar zullen verschijnen dan heb je het mis. Dit verloopt zoals bij een evenement, waarbij je potentiële aanwezigen moet triggeren om deel te nemen. Zorg voor een origineel beeld op je uitnodiging en een slagzin die de essentie van je webinar samenvat. Vanaf dan moet je deze boodschap zoveel mogelijk herhalen op de kanalen die je potentiële aanwezigen vaak bezoeken en best ook op de tijdstippen waarop ze online aanwezig zijn.

Data is zoals bij alle marketingactiviteiten cruciaal. Zorg dat je alle aanwezigen registreert in je CRM-pakket en volg een stappenplan om dit nadien op te volgen. Laat de contacten eventueel nadien ook benaderen door het verkoopsteam.

Software

Vanuit een software zoals Teams kan je een webinar makkelijk voorbereiden. Je kan ook heel eenvoudig een uitnodiging versturen naar de aanwezigen door hen een link naar het webinar te bezorgen. Kies voor de software die het best aansluit bij de noden van jouw bedrijf.

De uitnodiging versturen doe je net zoals wanneer je een fysieke vergadering plant. Je stuurt de uitnodiging bv. via Outlook (Teams) naar de genodigden.

Wij gaan hier dieper in op Teams als software met als doel concreet uit te leggen hoe je dit best aanpakt. Nadat je alle mensen hebt uitgenodigd, klik je op “deelnemen aan Teams-vergadering”. Je vult je onderwerp in met de content of de naam van je webinar en de begin- en eindtijd.

Als je daarna op verzenden drukt, dan krijgen de genodigden dit als Outlook-uitnodiging binnen en dan hoeven zij dit alleen maar te accepteren en op de dag van het webinar op de link “Deelnemen aan Microsoft Teams-vergadering” te klikken en ze komen rechtstreeks in het webinar.

Het webinar

Op de dag van het webinar zorg je dat je zelf al 15 minuten voor de aanvang op de link klikt of via Microsoft Teams of een andere software in de vergadering zelf aanwezig bent. Wellicht zijn er dan nog geen gasten maar op deze manier kan je de eerste aanwezigen straks verwelkomen.

Door op de link te klikken, kom je op het openingsvenster van het webinar terecht. Het is belangrijk dat de browser die gebruikt wordt, de laatste versie gebruikt. In principe hoef je het programma Teams niet te installeren en kan je altijd via je browser werken maar bij veelvuldig gebruik is het aan te raden om het programma gratis te downloaden.

Door op “nu deelnemen” te klikken zit je rechtsreeks in het webinar. Ook de genodigden zullen op dezelfde manier binnenkomen in het webinar. Aangezien jij de organisator bent, zal je een pop-up krijgen met de melding dat iemand wil deelnemen. Door op accepteren te drukken, komt hij of zij uit de wachtkamer in het webinar terecht. Vanaf dat moment kunnen jullie praten en elkaar zien als de camera en microfoon aan of uit staat.

Beelden

Je kan zelf beslissen welke beelden er te zien zullen zijn tijdens het webinar: een presentatie, een profielfoto, maar nog beter is dat je het publiek rechtstreeks toespreekt. Dit kan je in Teams zelf wijzigen door op het icoontje van de camera te drukken en dan zal je automatisch in beeld komen, idem voor de microfoon.

Indien je een presentatie of bestanden hebt die je wil delen, zorg dan dat je deze bestanden al geopend hebt.

Door op het chaticoon te drukken, zal je zien dat aan rechterkant van het scherm een vergaderchat verschijnt. Het is aan te raden bij de meeste webinars om te vragen aan alle deelnemers om hun microfoon uit te zetten zodat je geen storende achtergrond geluiden hebt tijdens de presentatie, je kan hen echter wel vragen om hun opmerkingen of vragen in de chat te delen.

Je kan het webinar ook opnemen en achteraf beluisteren, evalueren, beschikbaar stellen voor de aanwezigen of het openbaar maken op je YouTube-kanaal of website.

Tot slot zie je in Teams nog een icoontje met twee personen erop. Als je daarop klikt, dan zal je alle deelnemers aan het webinar aan de rechterzijde van je scherm zien verschijnen. Handig als er bijvoorbeeld toch iemand is die zijn microfoon heeft laten aan staan, dan kan je dit hier aanpassen. Je klikt op de persoon in kwestie en dan kan je zijn of haar microfoon dempen.

Na het webinar

Bij het afsluiten kan je de aanwezigen bedanken en hen melden dat je de presentatie of een kopie van het opgenomen webinar zal bezorgen. In deze mailing kan je dan een call-to-action integreren of hen ook nog naar je website of webshop doorverwijzen.

Je kan meteen ook van de gelegenheid gebruikmaken om het onderwerp en tijdstip van een volgend webinar al aan te kondigen bij je prospecten, klanten of relaties. Zo kan dit meteen al in de agenda genoteerd worden. Blijf na afloop zelf ook nog een 10-tal minuten online om mensen die liever privé een vraag stellen hun vragen te beantwoorden.

Succes met de organisatie van jouw TOP webinar.